Vendere online o non vendere online? Questo è il dilemma. La guida per districarsi nella burocrazia necessaria e aprire un e-commerce senza pensieri

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La naturale evoluzione online della tua azienda potrebbe essere quella di aprire un negozio online, più comunemente chiamato e-commerce.

Questa può essere un’ottima scelta per espandere il tuo business oltre i confini geografici locali ed arrivare a vendere a persone a diverse centinaia di chilometri di distanza in Italia o addirittura aprire mercati esteri.

La cosa, detta così, sembra allettante.

Ma siam pure sempre in Italia e per farlo, anche se parliamo di online, per fare le cose fatte per bene vai incontro ad una cara vecchia amica di tutti gli imprenditori dello stivale: la burocrazia.

Però, non avere troppa paura.

Sono presenti alcuni punti fondamentali che affronteremo insieme e che sono indispensabili per aprire la “versione digitale” della tua azienda.

Basta che pensi a quanti negozi online italiani sono presenti oggi in internet e ti accorgerai che in verità non è poi così difficile portare a termine l’operazione con successo.

La cosa che ci interessa assolutamente, come per un negozio fisico, è essere in regola al fine di evitare sanzioni spezza gambe da migliaia di euro per un modulo mancante.

Ho voluto organizzare questo manuale/articolo come una vera e propria guida che ti accompagna per mano nei vari passaggi da compiere. Leggilo per intero una volta e poi ritorna sui passaggi che eventualmente ti sono poco chiari.

Donna che sta facendo acquisti su un e-commerce tramite uno smartphone

Adempimenti e Obblighi per Vendere Online

Se finalmente hai deciso di aprire un e-commerce e iniziare a vendere anche online i tuoi prodotti, devi sapere che dovrai necessariamente rispettare alcuni adempimenti amministrativi e fiscali:

  • Scelta della forma giuridica della società titolare del sito di e-commerce
  • Apertura di una partita IVA
  • Richiesta di iscrizione alla Camera di Commercio competente
  • Presentazione della S.C.I.A. (Segnalazione Certificata di Inizio Attività) al Comune competente
  • Attivazione di un indirizzo di posta elettronica.

Alcuni di questi adempimenti potresti già averli dovuti affrontare al momento dell’avviamento della tua attività “fisica”, cioè della tua azienda vera e propria.

In caso contrario, andiamo comunque ad analizzare i singoli aspetti nel dettaglio.

Adempimenti Amministrativi e Fiscali

La scelta della corretta forma giuridica per la tua azienda

Per prima cosa è essenziale scegliere la corretta forma giuridica con cui far nascere la tua nuova impresa.

Nel mondo online vengono comunemente create società a responsabilità limitata, SRL, o società per azioni, SPA, che, essendo società di capitali, hanno un capitale diverso da quello dei dei soci e degli amministratori. Questo è molto importante perché in questo modo il patrimonio di soci e amministratori non potrà essere “aggredito” da eventuali creditori della società.

Altra opzione possibile è la costituzione di un’impresa individuale. Questa è da preferire nel caso hai intenzione di aprire un’attività di piccole dimensioni. Questo ti evita i costi di costituzione di una società di capitale come le due che ti ho presentato poco sopra. Al tempo stesso ricorda anche il contro, la rivalsa sul tuo capitale personale in caso di debiti, aspetto da non sottovalutare.

Ulteriore ipotesi di forma societaria è la società a responsabilità limitata semplificata o SRLS, che presenta il vantaggio di poter essere costituita con solo 1 euro di capitale sociale e senza costi notarili).

In ultima, se il tuo negozio online pone le sue fondamenta su un’idea innovativa puoi considerare la possibilità di richiedere alla camera di commercio competente Camera di Commercio l’iscrizione nel registro delle start-up innovative, in questo modo avrai accesso ad un particolare regime di favore pensato proprio per questa tipologia di società come ad esempio, l’accesso agevolato a finanziamenti o al crowdfunding (raccolta di fondi di piccole dimensioni da un numero molto elevato di investitori, un esempio sono le aziende che utilizzano la piattaforma Kickstarter per finanziare i propri progetti).

Comunicazione Unica alla Camera di Commercio

L’iscrizione nel registro delle imprese della Camera di Commercio e il conseguente ottenimento di un numero di partita IVA è una delle attività obbligatorie previste per tutti i soggetti, come te in questo caso, che intendono svolgere attività di commercio elettronico.

Questo passaggio è obbligatorio sia per le società che per le ditte individuali.

La Camera di Commercio a cui devi far riferimento per questa operazione è la stessa del comune in cui la tua società o ditta individuale avrà poi la sede legale. Una volta decisa la forma giuridica della tua attività, dovrai presentare la Comunicazione Unica (comunemente chiamata anche ComUnica).

Potrai utilizzare il portale online ComUnica solo se possiedi uno strumento per la “firma digitale”. In caso contrario, avrai bisogno dell’assistenza di un professionista, come un commercialista o un avvocato, che porterà a termine questa comunicazione per te.

IMPORTANTE: entro 5 giorni dalla presentazione della richiesta riceverai al tuo indirizzo PEC una ricevuta dell’avvenuta presentazione della domanda di inizio attività tramite il portale ComUnica e costituisce il via libera per l’avvio del tuo negozio digitale.

Sempre tramite il portale ComUnica potrai presentare la S.C.I.A.

Altro non è che una serie di documenti da trasmettere al Comune in cui la tua società/ditta avrà la sede legale, ed ha lo scopo di informare la pubblica amministrazione dell’inizio della tua attività di commercio online. All’interno della S.C.I.A. dovrai indicare anche l’indirizzo internet del tuo e-commerce.

Alcuni comuni non sono attrezzati per ricevere questa documentazione attraverso il portale ComUnica: in questo caso dovrai agire diversamente.

Devi sapere che dal 2011 non è più possibile presentare la documentazione cartacea presso il Comune in cui operi, ma la consegna della modulistica va effettuata a mezzo comunicazione telematica al SUAP (Sportello unico per le attività produttivecompetente in base alla sede dell’attività, oppure tramite le Camere di Commercio.

Sempre all’interno della S.C.I.A., dovrai inoltre attestare, tramite un’auto-dichiarazione, di essere in possesso dei requisiti morali e professionali previsti dalla legge per vendere online. Ad esempio, non potrai avviare il tuo e-commerce se sei stato dichiarato delinquente abituale.

Inoltre, se vuoi vendere online alimentari e/o bevande, dovrai essere in possesso dei requisiti professionali richiesti (ad es., aver frequentato un corso professionale riconosciuto dalla legge).

Una persona sta accedendo alla sua pagine di gestione delle e-mail

L’indirizzo PEC                                 

Altra cosa essenziale è ottenere un indirizzo PEC riconducibile alla tua attività.

In mancanza di questo, la tua società non potrà essere iscritta al Registro delle Imprese e non potrà comunicare con i propri clienti in modo affidabile.

Messa in sicurezza legale del sito e-commerce

Fin qui, se hai seguirai tutti i passaggi, avrai adempiuto con successo agli obblighi previsti dalla legge per mettere online il tuo sito.

Ottimo, ma non è sufficiente questo!

Prima di fare tutto questo devi preoccuparti che il tuo sito rispetti gli obblighi informativi che regolano il rapporto con i tuoi futuri clienti!

Infatti, se non vuoi essere un “fuori legge” il tuo negozio online dovrà pubblicare dei documenti essenziali:

  1. Le Condizioni Generali di Vendita che mettono in chiaro il rapporto fra te e il cliente, elencando i diritti e doveri di entrambe le parti;
  2. La Privacy Policy che spiega come tratterai i dati personali degli utenti(vedi anche l’articolo/sezione dedicata alla nuova normativa GDPR)
  3. La Cookie Policy che descrive le tipologie dei cookie che vengono utilizzati dal tuo sito.

Le Condizioni Generali di Vendita (o CGV)

Rappresentano il documento più importante nel rapporto con il cliente, nel quale devi indicare:

  • I dati e i contatti della tua società e gli eventuali contatti del servizio clienti
  • Le modalità di pagamento accettate, le condizioni di consegna e spedizione e le indicazioni sulla garanzia legale
  • I dettagli sul diritto di recesso, quando è possibile per il consumatore richiederlo, ad esempio la vendita di prodotti alimentari deperibili non prevede questo diritto
  • Le condizioni dell’assistenza post-vendita e del trattamento di eventuali reclami

Ti sconsiglio di fare copia e incolla delle Condizioni Generali di Vendita che trovi su internet!

Il tuo e-commerce presenterà di sicuro delle differenze rispetto a quello degli altri imprenditori: per questo devi regolare il rapporto con i tuoi clienti in modo altrettanto personalizzato sulle tue esigenze in modo da essere coperto sotto ogni punto di vista (senza contare il fatto che la maggioranza delle Condizioni Generali di Vendita che puoi trovare online spesso non contengono neanche tutte le informazioni previste dalla legge).

Primo piano di biscotti con gocce di cioccolato

Privacy Policy e Cookie Policy

Elementi immancabili all’interno del tuo sito sono anche la Privacy Policy che ha la finalità di spiegare come tratterai i dati personali degli utenti e raccogliere un valido consenso da parte di questi ultimi e la Cookie Policy che indica quali cookie utilizzi, il loro scopo e durata.

Probabilmente ora ti sembra arabo ma tranquillo, Privacy Policy e Cookie Policy vengono affrontate in maniera più specifica nell’articolo dedicato.

In conclusione                                 

Questi sono i vari passaggi necessari per mettere in sicurezza il tuo e-commerce in modo da tutelarti e non rischiare di incorrere in sanzioni o protesti da parte degli utenti per una mancanza delle tue condizioni di vendita.

Ricordati di approfondire l’argomento Privacy Policy e Cookie Policy che trovi in questo articolo.

NOTA BENE: Questo articolo è solo a scopo informativo e non ha valore di consulenza legale o professionale. Ti invito a consultare un commercialista o avvalersi di una consulenza legale indipendente per informazioni specifiche relative alle tue esigenze specifiche in base al tipo di attività e ai paesi in cui intendi operare.

Articolo precedente
25 maggio 2018: G.D.P.R.

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