Anche il tuo sito (e la tua azienda) rischia di chiudere lasciandoti tra le lacrime, schiacciato sotto decine di migliaia di euro di multa per una “svista” legale?

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Anche il tuo sito (e la tua azienda) rischia di chiudere lasciandoti tra le lacrime, schiacciato sotto decine di migliaia di euro di multa per una “svista” legale?

Oggi voglio portare alla tua attenzione un argomento spinoso.

So che leggere un blog ed uscirne con l’anima appesantita non è il massimo dell’ambizione e che forse mi odierai, ma qualcuno doveva pur prendersi la responsabilità di metterti sull’attenti.

In ballo c’è la tua sopravvivenza, non solo quella del tuo sito, proprio quella della tua attività imprenditoriale.

Infatti, se non rispetti le cose che andremo a vedere insieme tra poco, rischi di dover chiudere i battenti schiacciato dalle multe.

Immagine di un Gavel in legno, un martello da giudice

E proprio in quel momento, quando stringerai tra le mani una multa da decine di migliaia di euro, magari penserai a quella volta che, per risparmiare qualche millino, hai deciso di realizzare il tuo sito internet al risparmio.

Ora che hai capito cosa c’è in ballo, posso svelarti di che piaga ammazza-impresa sto parlando.

Non sono un esperto giurista ma avere un’agenzia web ti impone di essere sempre aggiornato, anche in materia legale, per evitare di far incorrere i tuoi clienti in sanzioni.

Parliamo oggi, Signore e Signori, degli adempimenti legali obbligatori per un sito web.

Sfortunatamente, siamo in Italia, e le leggi per quanto riguarda internet sono incomplete, confusionarie e si fatica a trovare riferimenti aggiornati su situazioni specifiche.

Per fartela breve e più chiara possibile, le informazioni che vanno obbligatoriamente inserite dipendono dalla tipologia di sito che si intende creare.

Devi fare attenzione agli aspetti legali se sul tuo sito sono presenti uno o più dei seguenti elementi:

  • Newsletter;
  • Commenti;
  • Pubblicità;
  • Moduli da compilare;
  • Widget social (come il box di Facebook);
  • Statistiche (come quelle di Google Analytics);
  • Prodotti in vendita;
  • Informazioni che rimandano a negozi (online o fisici).

Oggi in particolare vedremo il discorso in maniera generale, quindi per tutti i siti, mentre per quanto riguarda quelli destinati al commercio, gli e-commerce, farò un articolo a parte visto che hanno degli adempimenti ulteriori e specifici.

Uomo d'affari che segna e controlla i dati di una azienda

DATI SOCIETARI, PARTITA IVA e PEC

Multa da un minimo di 206 ad un massimo di 2056 euro.

Se riguarda una società, saprai di certo che bisogna includere la P.IVA.

È sufficiente? Suvvia, non scherziamo.

Questo ovviamente non è sufficiente, perché è richiesto anche di riportare il numero assegnato dal Registro delle Imprese, la sede e il rappresentante legale (o i rappresentanti legali), la tipologia di società e il capitale versato.

Tutto questo va riportato nell’homepage o meglio in tutte le pagine del sito (inserendolo nel footer, la parte bassa della pagina, che resta appunto uguale in tutte le pagine).

Queste informazioni devono essere presenti anche se utilizzi il tuo sito a solo scopo pubblicitario o per avere un riferimento quando dai dei volantini ad una fiera.

In più devi aggiungere data e identificativo della registrazione al tribunale competente e al Registro degli Operatori di Comunicazione (ROC).

E se, invece, vuoi realizzare un semplice blog?

Bella domanda.

A tal proposito non esiste una vera e propria risposta.

Negli anni infatti sono stati proposti numerosi decreti ma ancora non è stata trovata una soluzione in merito.

Tra le varie proposte, si era pensato alla registrazione obbligatoria dei blog al tribunale.

Ci pensi? Vuoi parlare di un argomento creando qualche articolo e per farlo devi andare in tribunale a farti autorizzare.

Inoltre, questo avrebbe comportato la presenza d’un direttore responsabile iscritto all’albo dei giornalisti (professionisti oppure pubblicisti).

Quest’ipotesi sembra essere stata fortunatamente accantonata, ma se includete della pubblicità sulle pagine del vostro blog dovete dichiarare gli introiti fra i redditi.

Entro certi limiti di fatturato non è necessario aprire partita Iva, dovrebbe essere sufficiente inserire il codice fiscale (ma per sicurezza ti consiglio di chiedere conferma al tuo commercialista di fiducia).

Hai qualche dubbio in merito?

Dovrei inserire o no questa o quella informazione?

Nel dubbio, inserisci sempre la maggioranza delle informazioni che hai a disposizione e tieni da parte tutte le fatture o le ricevute come fai con qualunque altra attività.

Il vero problema non è tanto rappresentato dalla semplice “paginetta” e neanche dai banner pubblicitari, di cui i guadagni spesso e volentieri non coprono nemmeno le spese di registrazione del dominio.

No, la paura vera, l’ansia, la paranoia, subentra con l’interazione degli utenti.

Molti per tentare di risolvere la cosa prevedono un disclaimer (termine inglese che indica la “dichiarazione di esclusione di responsabilità”) col quale i proprietari dello spazio web prendono le distanze dai commenti fatti dagli utenti, dichiarano di non redigere una pubblicazione periodica per sollevarsi appunto dagli obblighi di registrazione al tribunale.

Non ci crederai, ma se anche tu ti stai avvalendo di un semplice disclaimer, indovina un po’?

Esatto, non è sufficiente.

Ogni singola interazione infatti deve essere:

  1. Autorizzata
  2. Notificata
  3. Revocabile
  4. Trasparente

E non fare l’errore di pensare che sia necessario essere a norma in questo senso soltanto quando si parla di sito e-commerce (cioè un negozio online che vende prodotti o servizi e quindi ha delle transazioni di denaro).

Quello degli e-commerce è un discorso più complesso visto che si tratta di scambi commerciali, però la privacy vale per tutti.

Nessuno escluso.

Ultimo, ma non ultimo, dato da includere, è la PEC (indirizzo di posta certificata).

Non dimenticare di ottenere un indirizzo PEC riconducibile alla tua attività.

Nel caso non ce l’avessi la tua società non potrà essere iscritta al Registro delle Imprese e non potrai comunicare con i clienti in modo affidabile.

Ora, chiaro che se pensi di utilizzare dei servizi di automazione per mandare email ai tuoi clienti, probabilmente non utilizzerai la PEC.

Questo però non annulla la necessità della sua presenza sul tuo sito.

Ecco a cosa vai incontro in caso di mancanza di questi dati:

  1. Per mancato adempimento degli obblighi di cui all’art 2250, co. 1, 2, 3, 4, c.c.tra 206 e 2.065 euro dalla Camera di Commercio;
  2. Per inadempienze di comunicazione imposte dalla legge tributaria tra 258,23 e 2.065,83 euro.
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INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Multa da un minimo di 6.000 ad un massimo di 36.000 euro.

Gli utenti stanno diventando sempre più attenti alla propria privacy. Questa tematica sta diventando sempre più diffusa anche grazie ai recenti avvenimenti che riguardano la presunta “fuga di dati” che ha interessato Facebook.

Per questo motivo è bene essere a norma ed informare nel modo più chiaro possibile su come tratterai i dati personali che raccogli sul tuo sito internet.

Ad esempio, hai intenzione di chiedere l’email al tuo cliente per inviargli comunicazioni commerciali o pubblicitarie?

Hai in mente di cedere questa email a società terze il tuo database di contatti per monetizzare?

La Privacy Policy serve proprio a mettere i tuoi clienti a corrente di questo.

Serve a spiegare come tratterai i dati personali degli utenti e per raccogliere un valido consenso consapevole da parte di questi ultimi.

Oltre a tutte le informazioni aziendali, sul tuo sito non può e non deve assolutamente mancare l’informativa sulla privacy che va a mettere nero su bianco tutti gli aspetti del trattamento dei dati personali, a prescindere dalla possibilità di registrarsi e svolgere attività sul sito da parte degli utenti.

Un esempio è quella del Garante Privacy: potete adattarla alle vostre esigenze, purché sia sempre rintracciabile sul sito.

Creare un sito senza preoccuparti del corretto inserimento della normativa sulla protezione del trattamento di dati personali, è una leggerezza che può costarti molto molto cara.

                                                                                                  

Omettere l’informativa, quindi non inserirla, o inserire un’informativa inidonea, cioè non corretta sulla base dei dati che raccogli e dell’utilizzo che ne fai, è sanzionata dall’art. 161 del Codice con una sanzione amministrativa che va appunto da un minimo di 6.000 a un massimo di 36.000 euro.

 

ATTENZIONE: queste normative stanno cambiando e subiranno una modifica che entrerà in vigore dal 25 maggio del 2018. Scriverò un articolo in merito a breve per metterti a conoscenza di tutti gli adempimenti previsti dalla nuova normativa (che comporta sanzioni ancora più salate che arriveranno fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato!)

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COOKIE POLICY

Multa da un minimo di 6.000 ad un massimo di 120.000 euro.

Cos’è un cookie? Magari hai già sentito questo termine o ti sei accorto che certi siti ti chiedono di accettare la “cookie policy” la prima volta che li visiti, facendoti comparire una finestra più o meno fastidiosa che ti chiede di accettare appunto la cookie policy.

Un cookie non è altro che un file di testo che viene generato dal sito visitato una volta che l’utente accetta la cookie policy. Questo file di testo viene poi inviato al terminale dell’utente, computer o dispositivo mobile, per essere memorizzato e poi ritrasmesso al sito in occasione di una visita successiva.

I cookie servono per far funzionare al meglio il sito, sono infatti indispensabili, ad esempio, per permettere il login al sito da parte dei consumatori registrati, ma magari potresti volerli usare anche per altri scopi.

Infatti, puoi usare cookie per “tracciare” gli utenti durante la loro navigazione su internet e proporre loro banner pubblicitari riferiti alla tua attività in base alle preferenze che hanno espresso o ai prodotti che hanno visualizzato.

Oppure puoi usarli per raccogliere statistiche sulle visite al tuo sito o per verificare l’andamento di campagne pubblicitarie.

Insomma, i cookie hanno molteplici utilizzi ma l’importante è che all’interno della tua cookie policy indichi quali cookie utilizzi e il loro scopo e durata.

Inoltre, il sito dovrà permettere all’utente di scegliere quali cookie il tuo sito potrà rilasciare sul suo terminale, ad esempio, attraverso il famoso banner fastidioso citato prima da far comparire alla prima visita al sito.

In Italia dal giugno del 2015 sono previsti degli obblighi anche sui cookie, racchiusi all’interno della “Cookie Law” o Legge sui Cookie.

Le ipotesi di violazione degli obblighi previsti dalla cookie law, possono essere riassunte in:

  1. omessa informativa o informativa inidonea(è inidonea quella informativa che non presenti gli elementi di cui all’art. 13 del Codice e/o quelli indicati nel provvedimento del Garante sui cookie); la sanzione amministrativa consiste nel pagamento di una somma da 6.000,- a 36.000,- euro (art. 161 d.lgs. 196/2003);
  2. installazione di cookie sui terminali degli utenti senza il loro preventivo consenso; la sanzione amministrativa consiste nel pagamento di una somma da 10.000,- a 120.000,- euro (art. 162, comma 2-bis, d.lgs. 196/2003);
  3. omessa o incompleta notificazione al Garante (qualora essa sia dovuta per la presenza di cookie di profilazione persistenti); la sanzione amministrativa consiste nel pagamento di una somma da 20.000, a 120.000,- euro (artt. 37, comma 1, lett. d), e 163 d.lgs. 196/2003).

Quando parliamo invece di un sito di e-commerce vanno sempre specificate le condizioni di vendita, cioè deve essere una pagina che raccoglie le regole che vuoi applicare riguardo alla vendita dei tuoi prodotti.

Ma come anticipavo prima, questo articolo parla degli adempimenti in maniera generale, scriverò un articolo specifico e approfondito per quanto riguarda gli adempimenti degli e-commerce.

Ti lascio con questa ultima perla.

Anche se non è obbligatorio, ti consiglio di registrare un certificato SSL affinché le interazioni degli utenti con il tuo sito vengano criptate attraverso il protocollo HTTPS.

Questo non rende il tuo sito inespugnabile, né tanto meno immune alle sanzioni per la mancanza di ciò che hai letto finora, ma dà qualche sicurezza in più e permette al tuo sito di non essere visualizzato come pericoloso dai motori di ricerca (che in caso contrario ti offuscheranno per questo, rendendoti invisibile nei risultati!) e dagli utenti.

Ne ho parlato approfonditamente in questo articolo.

La legge non ammette ignoranza.

Come hai visto, gli adempimenti legali sono parecchi e per una semplice svista rischi di dover chiudere per sempre i battenti e portarti a casa qualche bel debito di multa.

Se questo destino ti fa raggelare il sangue, scarica subito il manuale per essere sicuro di rispettare tutti i criteri richiesti in modo da non dover finire in un mare di sangue, dolore e lacrime per una svista.

NOTA BENE: Questo articolo è solo a scopo informativo e non ha valore di consulenza legale o professionale. Ti invito a consultare un commercialista o avvalersi di una consulenza legale indipendente per informazioni specifiche relative alle tue esigenze specifiche in base al tipo di attività e ai paesi in cui intendi operare.

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